Bài viết này có gì?
Phần mềm quản lý công ty được viết tắt từ là một giải pháp phần mềm ra đời với nhiệm vụ chính là quản trị hệ thống hoạt động của một doanh nghiệp. Phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp tất cả các hoạt động của mọi phòng ban, bộ phận của doanh nghiệp trong một hệ thống duy nhất với cơ sở dữ liệu duy nhất.
Nói cách khác, phần mềm quản lý công ty là hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể, giúp doanh nghiệp: hoạch định, thực hiện, kiểm soát, ra quyết định.
Một phần mềm quản lý công ty thông thường sẽ phải đáp ứng đủ 4 yêu cầu dưới đây.
1. Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (module – phân hệ)
Ứng với từng bộ phận trong công ty sẽ một phân hệ tương ứng và chỉ đảm nhiệm một chức năng, nghiệp vụ duy nhất. Doanh nghiệp có thể triển khai từng phân hệ hoặc toàn bộ phần mềm dựa vào nhu cầu của đơn vị mình.
Ví dụ: Kế toán mua hàng sẽ sử dụng chức năng theo dõi báo giá của nhà cung cấp, quản lý đơn hàng mua/ hợp đồng mua,… Bộ phận nhân sự sẽ có phân hệ quản lý nhân sự riêng để quản lý hồ sơ ứng viên, hợp đồng lao động, các quy trình tuyển dụng, lương, thưởng, bảo hiểm, chấm công,…
2. Các phân hệ chức năng vừa độc lập, vừa liên kết với nhau
Việc tích hợp các phân hệ chức năng trên cùng một phần mềm quản lý công ty cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi và doanh nghiệp có thể thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng, ban.
3. Có khả năng phân tích quản trị
Phần mềm quản lý doanh nghiệp cho phép cấp quản lý phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh dựa trên các báo cáo ghi nhận doanh thu/ chi phí trong quá khứ và hiện tại. Ví dụ có thể phân tích chi phí nhập kho ứng với toàn bộ NVL, một công trình, một đơn hàng, một nhà vận chuyển hay một sản phẩm…
Phần mềm quản lý công ty cũng có thể đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua tổ hợp các chiều phân tích. Ví dụ phân tích hiệu quả kinh doanh của một sản phẩm đối với từng vùng miền địa lý khác nhau. Đây là điều các doanh nghiệp rất khó khăn tổng hợp nếu không sử dụng phần mềm quản lý công ty.
4. Tính mở
Tính mở của phần mềm quản lý công ty được đánh giá thông qua việc liên kết với các hệ thống/ phần mềm khác. Ví dụ như phân hệ kế toán cần kết nối được với Tổng cục Thuế để kê khai thuế, ngân hàng điện tử để giao dịch nhanh chóng, phần mềm hóa đơn điện tử để tiết kiệm chi phí,…
Tính mở còn thể hiện trong khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều cơ sở khác nhau trong hệ thống.
I. Các phân hệ chính của phần mềm quản lý doanh nghiệp
1. Quản lý tài chính
Hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp các công ty quản lý về tài chính theo 2 phương diện chính:
- Kế toán tài chính: kế toán kho, kế toán công nợ, tài sản cố định, báo cáo thuế GTGT, báo cáo thuế TNCN, hóa đơn, báo cáo tài chính, quyết toán thuế, sổ kế toán, …
- Kế toán quản trị: được tính hợp xuyên suốt trong hệ thống quản lý công ty để đưa ra các báo cáo tài chính và phi tài chính liên quan để doanh nghiệp có thể phân tích, đo lường, xử lý nhằm đưa ra các phương án tối nhất để đạt được hiệu quả kinh doanh
2. Quản lý thông tin cung ứng và mua hàng
Phần mềm quản lý doanh nghiệp quản lý chi tiết thông tin mua hàng, kế hoạch mua hàng , tình trạng thanh toán cũng như giao hàng. Tích hợp tốt với các phân hệ kho và kế toán.
3. Quản lý thông tin phân phối và bán hàng
Phần mềm quản lý doanh nghiệp quản lý chi tiết thông tin thành phẩm, lập báo giá tự động dựa trên chi phí nguyên vật liệu, quản lý bảo hành, quản lý giao hàng và thanh toán. Tích hợp các thiết bị phần cứng như máy đọc/in mã vạch, các công nghệ 4.0 hiện đại nhất. Liên kết với các phân hệ kho và kế toán.
4. Quản lý quan hệ khách hàng và nhà cung cấp
Phần mềm quản lý doanh nghiệp quản lý thông tin của khách hàng và nhà cung cấp dựa trên những thông tin nhập vào: công nợ, hợp đồng, lịch sử liên hệ cũng như chăm sóc khách hàng. Hỗ trợ doanh nghiệp tối đa trong việc quản lý khách hàng, quản lý các cơ hội kinh doanh, dịch vụ bảo hành, marketing và chăm sóc khách hàng sau bán hàng. Tương tự với đối tượng là nhà cung cấp.
5. Quản lý hàng tồn kho
Phần mềm quản lý doanh nghiệp quản lý xuất kho, nhập kho, tồn kho. Thường xuyên kiểm được hàng trong kho, chuyển kho, số lượng hàng sắp về, số lượng khách đã đặt mua nhưng vẫn ở trong kho, tồn kho tối ưu. Tự động xuất các phiếu nhập kho, xuất kho.
6. Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ
Phần mềm quản lý doanh nghiệp quản lý các giao dịch liên quan đến tài sản cố định, hỗ trợ nhập thông tin tài sản mới, các giao dịch đối với tài sản, các phương pháp tính khấu hao tài sản,…
7. Quản lý nhân sự và tính lương
Phần mềm quản lý doanh nghiệp quản lý tổng thể và các nghiệp vụ về nhân sự như thông tin nhân viên, hợp đồng lao động, quản lý tuyển dụng, đánh giá công việc và năng lực của nhân viên,… Tích hợp với thiết bị phần cứng là máy chấm công.
8. Quản lý công việc
Phần mềm quản lý doanh nghiệp quản lý các đầu mục công việc trong doanh nghiệp, tự động giao việc theo các cấp, quản lý tiến độ thực hiện công việc của nhân viên và đưa ra các báo cáo tổng thể
9. Hệ thống báo cáo tổng thể doanh nghiệp
Phần mềm quản lý doanh nghiệp cung cấp hệ thống báo cáo cho từng phân hệ và hệ thống các báo cáo theo yêu cầu của doanh nghiệp cho phép lập báo cáo dưới các dạng biểu đồ để tăng tính trực quan đồng thời xuất và in các báo cáo trên phần mềm hỗ trợ tối đa cho việc theo dõi và chỉ số và công tác quản trị, đồng thời cắt bỏ công việc lập báo cáo mà con người vốn phải đảm nhận.
II. Top phần mềm quản lý doanh nghiệp
Có rất nhiều cách để phân chia phần mềm quản lý công ty nhưng có một tiêu chí phổ biến nhất là nguồn gốc xuất xứ của phần mềm quản lý công ty. Theo cách đó, có 2 loại phổ biến trên thị trường là:
1. Phần mềm quản lý doanh nghiệp nước ngoài
Nếu xem xét phần mềm quản lý doanh nghiệp được cung cấp từ các thương hiệu nước ngoài như Dynamics ERP của Microsoft, SAP ERP, Infor ERP LN của IBM doanh nghiệp sẽ thấy ngay chi phí của chúng không hề rẻ, các doanh nghiệp phải đầu tư khá nhiều tiền mới có thể lắp đặt.
Gía doanh nghiệp phải trả cho cả phần mềm và dịch vụ đều ở mức ngất ngưởng trong khi trình độ của người sử dụng và người quản lý sẽ không thể nắm bắt thành thạo tất cả mọi thao tác và chức năng của phần mềm vốn được anh hóa. Và dĩ nhiên rằng những bất cập và khó khăn sẽ bắt đầu nảy sinh từ đây.
Chưa kể, đối với những phần mềm quản lý doanh nghiệp nước ngoài sẽ phải thay đổi/ tùy biến rất nhiều để phù hợp với hệ thống quy định, pháp lý của Việt Nam.
2. Phần mềm quản lý doanh nghiệp Việt Nam
Đối với phần mềm quản lý doanh nghiệp được cung cấp từ các thương hiệu Việt Nam khiến nhiều doanh nghiệp trong nước không ưa chuộng vì chúng ta luôn mang tư tưởng trong hàng ngoại hơn hàng nội. Nhưng có lẽ suy nghĩ đó cần được thay đổi khi doanh nghiệp cân nhắc những vấn đề sau đây.
Một số ít doanh nghiệp cho rằng chức năng của phần mềm quản lý công ty được cung cấp bởi doanh nghiệp Việt Nam sẽ không đảm bảo đầy đủ các tính năng nhất định của hệ thống nhưng tất cả đều phù hợp với trình độ nắm bắt sử dụng phần mềm của người vận hành hệ thống và nhà quản lý. Điều đó quan trọng hơn hẳn một vài thiếu sót về chức năng khó tránh khỏi. Một số lưu ý khi mua phần mềm quản lý doanh nghiệp đó, trình độ cán bộ tư vấn phần mềm quản lý công ty trong và ngoài nước chỉ đều ngang mức trung bình như nhau.
Dù doanh nghiệp chọn bất kể loại phần mềm quản lý công ty nào cũng đều nên nhớ nguyên tắc: CHỌN PHẦN MỀM PHÙ HỢP , KHÔNG CHỌN VÌ PHẦN MỀM HAY!
Lợi ích của phần mềm quản lý doanh nghiệp
Với những đặc điểm và các phân hệ chức năng kể trên, phần mềm quản lý doanh nghiệp mang lại rất nhiều lợi ích vô hình và hữu hình cho doanh nghiệp.
